CSU is een innovatief schoonmaakbedrijf dat ondanks de stormachtige groei die het sinds 1968 doormaakt, nog steeds alle kenmerken heeft van een familiebedrijf. Het hecht veel waarde aan de menselijke maat. Omdat het de eigen mensen – inclusief die van zusterorganisatie Tzorg – op IT-gebied beter wilde ondersteunen, was een complete make-over van de infrastructuur nodig. Door de omstandigheden in het voorjaar van 2020, vond de uitrol niet zoals gepland in drie maanden plaats maar in vijf dagen.
De uitdaging
Toen John Adegeest in juni 2018 aantrad als directeur ICT bij CSU, pasten alle servers nog in één ruimte. Ze stonden daar in vier rekken. De apparatuur was hard aan vervanging toe, vertelt hij. Er was budget om nieuwe hardware te kopen, maar Adegeest wilde meer. “Het is van deze tijd dat de duizend mensen die bij ons met digitale middelen werken, altijd en overal met elk apparaat het netwerk op kunnen. Onze managers zijn continu on the road. Het kan niet zo zijn dat ze aan het eind van de dag nog naar kantoor moeten om de administratie te doen. Dat geldt ook voor de coördinatoren bij Tzorg die veel in de wijk zijn, dicht bij de mensen.”
Ook hebben Adegeest en de zijnen te maken met een groei van ongeveer tien procent; een groei die CSU elk jaar doormaakt. Dat betekent dat er steeds meer gebruikers, apparaten en data bijkomen. De bestaande statische omgeving kon dat lastig opvangen. Er was dus een oplossing nodig die meer flexibiliteit zou bieden, waardoor opschalen in capaciteit eenvoudig is. Dat zou echter ook een investering vergen om het kennisniveau in huis te verhogen, besefte de directeur. “Bovendien is de capaciteit van de IT-afdeling te gering om dat allemaal 24x7 in bedrijf te houden.”
Adegeest koos daarom voor een andere optie: uitbesteden. Hij wist precies wat hij wilde: “Een middelgrote partner waar je niet achteraan sluit in de rij, maar waar je nog persoonlijke aandacht krijgt. We hebben navraag gedaan in ons persoonlijk netwerk en benchmarks als die van Giarte geraadpleegd. Op basis daarvan hebben we een shortlist gemaakt en kandidaten uitgenodigd voor een presentatie. Uiteindelijk hebben we er één gekozen om mee de diepte in te gaan. Dat was Valid.”
Goed gevoel
Adegeest had direct een goed gevoel bij Valid. Dat had niet alleen te maken met gedeelde waarden als menselijk, innovatief, betrouwbaar en persoonlijk, maar ook met de gezamenlijke kijk op samenwerken. “Je moet elkaar versterken. CSU en Tzorg willen efficiënter kunnen werken. Als Valid ons daarin met succes faciliteert, verstevigt hun marktpositie. Daar profiteren wij dan ook weer van, want daardoor is Valid beter in staat om continuïteit te bieden.”
Toch liet Adegeest zich niet alleen leiden door het hart, maar ook door het hoofd. “We hebben vier referentiebezoeken gedaan. Bij een woningcorporatie, een administratiebedrijf, een fabriek en een overheidsinstelling. Daarna waren we definitief overtuigd.”
“Van de ene op de andere dag moesten alle duizend medewerkers thuiswerken. We hebben de klus toen samen in slechts vijf dagen geklaard”
De oplossing
CSU zocht een schaalbare, flexibele en betrouwbare cloudoplossing. Die is gevonden door over te gaan naar Azure, de public cloud van Microsoft. Alle on-premise ICT-systemen van zowel CSU als Tzorg zijn daar nu ondergebracht.
Tevens werd een nieuw werkplekconcept geïntroduceerd: fleXpace®. Het idee van fleXpace is dat gebruikers – ongeacht hun locatie – data en documenten kunnen bekijken, delen en bewerken. Een oplossing waarmee gebruikers kunnen werken zoals op kantoor, maar dan op hun eigen locatie, met een eigen apparaat. FleXpace maakt het bovendien mogelijk om apps van Microsoft 365 te combineren met systemen die al in de organisatie bestaan.
Stresstest
De uitrol van deze oplossingen zou stapsgewijs plaatsvinden, in een tijdsbestek van ongeveer drieënhalve maand. Genoeg tijd om eventuele problemen aan het licht te laten komen en te verhelpen. Gebruikers zouden bovendien trainingen volgen voor de livegang. Door de uitbraak van de covid-19-pandemie liep het echter allemaal totaal anders dan gepland. Adegeest: “Van de ene op de andere dag moesten alle duizend medewerkers thuiswerken. We hebben de klus toen samen in slechts vijf dagen geklaard. Dat ging niet zonder piepen of kraken, maar door knetterhard werken is het toch gelukt. In een relatie zit je graag in een happy flow, maar het knettert ook wel eens. Dit was meteen in het begin een stresstest, waar we goed uit zijn gekomen.”
“Valid is een organisatie waar het net als bij ons in de eerste plaats om de mensen gaat”
Voordelen van de samenwerking
In de nieuwe situatie kunnen mensen van CSU en Tzorg efficiënter werken. Volgens Adegeest is het nu zelfs mogelijk vanuit de auto actief te zijn, door de mobiele telefoon als hotspot te gebruiken. “Onderweg, thuis of op een gemeentekantoor altijd veilig kunnen werken en registraties doen, is voor ons essentieel.”
Om het mobiele werken te ondersteunen, zet CSU nu ook laptops in. De logistieke kant wordt overgelaten aan Valid. Die brengt apparaten gebruiksklaar op locatie.
Ook de inventarisatie, implementatie, optimalisatie en het beheer van Azure en fleXpace is een verantwoordelijkheid van Valid. Adegeest: “Daarbij hoorde bijvoorbeeld ook de synchronisatie van alle data, vervanging van het netwerk en het stap-voor-stap overnemen van het beheer. Dat waarborgt de veiligheid en continuïteit van onze IT. Dat is belangrijk, want uiteindelijk willen 26.000 mensen aan het eind van de maand hun salaris krijgen. IT moet dus gewoon in orde zijn.”
De combinatie met Office 365-producten heeft een grote toegevoegde waarde voor CSU en Tzorg. Reden is dat het portfolio van Microsoft erg uitgebreid is. Office 365-producten worden bovendien continu geüpdatet, waardoor gebruikers altijd over de nieuwste functionaliteiten beschikken.
Een ander belangrijk voordeel van de samenwerking tussen CSU en Valid is dat IT nu meer tijd heeft om zich te focussen op het beantwoorden van gebruikersvragen. “De eerstelijns servicedesk bemannen we zelf, omdat we geloven in de kracht van contact met eigen mensen”, vertelt de directeur.
Dagelijks contact
De overstap naar de cloud was volgens Adegeest een gigantische sprong. Er is nu nog vrijwel dagelijks contact tussen CSU en Valid over de finetuning. Het gaat dan bijvoorbeeld over optimalisatie van capaciteit. Het idee van de cloud is betalen voor gebruik. “In de nacht hebben we bijvoorbeeld minder capaciteit nodig dan overdag, dus dan schalen we af. Een deel van de capaciteit is altijd nodig. Het tarief daarvoor kun je vastzetten. Dat scheelt in de kosten.’’
Beide partijen zijn voortdurend op zoek naar mogelijkheden om te innoveren en hebben daarover periodiek overleg. “We bespreken dan wat bij ons beiden speelt of iets wat onze gezamenlijke interesse heeft. Een thema dat we al eens hebben besproken, is business intelligence. Valid is daar sterk in. Ook praten we een aantal keer per jaar over hoe de IT-infrastructuur van CSU en Tzorg ervoor staat. Verder nemen we vier keer per jaar door met Valid hoe onze samenwerking ervoor staat.”
Adegeest kan iedereen Valid aanbevelen: “Als je naar de cloud wilt en je zoekt een middelgrote organisatie om je IT aan uit te besteden, dan zou ik ze zeker op het lijstje zetten. Want Valid is een organisatie waar het net als bij ons in de eerste plaats om de mensen gaat.”
Bedrijfsprofiel CSU
- CSU is een schoonmaakbedrijf, opgericht in 1968 door Cor van der Heijden. Hij droomde bij aanvang van een organisatie met honderd personeelsleden.
- In 2020 werken er ongeveer 16.000 mensen bij CSU.
- CSU is onder meer actief op bungalowparken, in de (voedingsmiddelen)industrie, kantoren, winkels, warenhuizen, hotels, openbaar vervoer en meer.
- Het bedrijf werkt landelijk, maar is sterk lokaal georiënteerd, met dertig locaties in onder meer Amsterdam, Den Haag, Groningen en Maastricht. Het hoofdkantoor staat in Uden.
- In 2019 ging de onderneming door de grens van 400 miljoen euro omzet.
- CSU is zeven keer achtereen uitgeroepen tot Top Employer Nederland door het Top Employers Institute, de wereldwijde autoriteit op het gebied van erkenning van excellence in HR-beleid
- Innovatie en maatschappelijk verantwoord ondernemen staan hoog in het vaandel, zo opende CSU in 2018 een innovatielab dat nieuwe materialen (zoals meubilair) vervaardigt uit eigen afval.
T-Zorg
- Landelijk de grootste aanbieder van ondersteuning en individuele begeleiding binnen de wmo.
- Contracten met meer dan 300 gemeenten in Nederland.
- Bestaat sinds 2009.
- Ruim 10.000 medewerkers in 2020.
- Bijna 50.000 cliënten die langer thuis kunnen wonen door hulp in het huishouden door Tzorg. Die hulp kan van alles zijn: de badkamer schoonmaken, opruimen of stofzuigen, maar ook een praatje maken of gewoon een luisterend oor bieden.
- De omzet ligt rond de 150 miljoen euro.
- Innovatie heeft ook bij Tzorg prioriteit. Zo begon dit jaar een proef met robotstofzuigers om het leven voor medewerkers en cliënten aangenamer te maken.
Giarte benchmark
Een belangrijke reden waarom CSU voor Valid kiest, is de score in de Giarte IT Experience benchmark (voorheen outsourcing performance). De managed services van Valid halen daarin hoge scores. Met name voor klantgerichte competenties zoals transparantie en vakkundigheid krijgt Valid goede cijfers. Het aantal ondervraagden dat zich superfan noemt stijgt: van 20 procent in 2019 naar 27 procent in 2020.
Meer weten?
Ben jij ook aan het nadenken over hoe outsourcing de oplossing kan zijn voor ICT-vraagstukken waar je maar niet uitkomt. Laat het me weten, via een bericht 📩, plan een (online) afspraak 📆, of bel me ☎️ (telefoon: 06 1274 5491).
Ik ben benieuwd naar jouw uitdagingen en vertel je graag meer over mijn ervaringen binnen deze boeiende sector.